Enterprise Content Management (ECM) gibt unstrukturierten Informationen eine Struktur: von der Entstehung über die revisionssichere Verwaltung und prozessbezogene Bereitstellung bis zur revisionssicheren Langzeit-Archivierung.
Aber vor dem Hintergrund, die Wirtschaftlichkeit ständig verbessern zu müssen, zeigt sich die Kern-Herausforderung: wie wird sichergestellt, dass Mitarbeiter zur richtigen Zeit Zugriff auf die richtigen Informationen haben? Wenn zudem Mitarbeiter mit Kollegen, Kunden und/oder Partnern zeit- und ortsunabhängig zusammenarbeiten können, kann das volle Potential der gespeicherten Informationen ausgeschöpft werden. Typische Herausforderungen in diesem Zusammenhang lauten zum Beispiel:
Wie kann sichergestellt werden, dass...
- der gesamte Vertrieb mit den aktuellsten Produkt- und Preisinformationen arbeitet?
- nur solche Informationen publiziert werden, die einen Freigabeprozess durchlaufen haben?
- Informationen im System mit den notwendigen Attributen versehen werden?
- verteilte Projektteams so zusammenarbeiten können, als ob sie in einem Raum sitzen, ohne dass dabei die Reisekosten explodieren?
- Mitarbeiter über für sie relevante neue bzw. aktualisierte Informationen automatisch informiert werden?
- der Zugriff auf Informationen auch für Nicht-Experten einfach zu realisieren ist?
- ein Experte direkt aus dem System heraus identifiziert und via Chat, Audio und Video kontaktiert werden kann und somit Fachwissen im Unternehmen jederzeit abrufbar ist?
- der Zugriff auf relevante Informationen aus unterschiedlichen Systemen über eine einzige Benutzeroberfläche durchgeführt werden kann?
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